Duurzame evenementen

Meer dan 8 miljoen mensen bezoeken elk jaar een beurs, een tentoonstelling of nemen deel aan een cultuur- of sportevenement. En al die mensen moet je ook vervoeren, voeden, informeren, bezighouden, verwarmen of verfrissen... en ze krijgen of kopen allerhande voorwerpen!

Een groot evenement slorpt enorm veel natuurlijke bronnen op in een zeer korte tijdsspanne. Als organisator kunt u het beheer van die middelen optimaliseren ten voordele van het leefmilieu.

Op duurzame wijze evenementen organiseren

Op alle fronten ingrijpen

Om uw evenement duurzaam te maken moet u eerst en vooral de plek waar u het gaat organiseren zorgvuldig uitkiezen. Want een plek die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer en met de geschikte infrastructuur zal u het leven heel wat makkelijker maken. Voeg bij het kiezen indien mogelijk "ecologische" criteria toe aan uw gebruikelijke criteria.

De organisatie van een duurzaam evenement betekent eerst en vooral dat u de verplaatsingen van de bezoekers en de leveranciers naar de plek van het evenement in goede banen moet leiden. U bent er trouwens bij wet toe verplicht: u dient een vervoersplan op te maken van zodra het evenement meer dan 3000 bezoekers op de been brengt. En binnenkort is dat al vanaf 1000 bezoekers.

Om de milieu-impact van uw evenement te beperken kunt u ook ingrijpen wat betreft producten die ter plaatse aangeboden worden of te koop zijn, of het nu gaat om voeding of om promotieartikelen.

U kunt ook maatregelen treffen om het water- en energieverbruik te beperken en afval beter te beheren, bv. door te opteren voor herbruikbare bekertjes.

En uiteraard moet u de terreinen die u inneemt respecteren en de hinder, vooral qua geluid, beperken voor de omgeving.

Het eco-event charter

Brussel Leefmilieu biedt organisatoren van evenementen een charter aan om een evenementensector te ontwikkelen die rekening houdt met de principes van duurzaamheid.
Elk evenement georganiseerd in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest kan het eco-event charter ondertekenen. Op deze manier toont het bedrijf of de organisatie dat het zich inzet om hun impact op ons milieu te verminderen en tegelijkertijd het imago naar het publiek toe te verbeteren.

Door het charter te ondertekenen, gaat u ermee akkoord de principes te respecteren en de aanbevelingen geleidelijk door te voeren door middel van een proces van continue verbetering. Deze principes en aanbevelingen blijven richtlijnen. Het is uiteraard mogelijk de oplossingen aan te passen aan de specifieke kenmerken van uw evenement.

De principes van het charter :

• Ons proactief inzetten voor milieubehoud door de productie van afval te vermijden of, indien van toepassing, terug te winnen; vervuiling te vermijden; een redelijk gebruik van natuurlijke hulpbronnen na te streven; duurzamere consumptie te promoten enz. ;
• Een ethische, lokale en solidaire economie stimuleren via de toepassing van ethische, sociale en ecologische criteria voor de aankoop van benodigdheden en diensten ;
• Sociale cohesie bevorderen via de garantie op toegankelijkheid voor iedereen, respectvolle relaties op het werk, gelijke kansen, gezondheid, en respect voor de openbare ruimte en de omgeving.

Lees en teken het eco-event charter (.pdf). 

Respect voor terrein en omgeving

Zorg ervoor dat uw evenement de gebruikte locatie niet beschadigt en beperk de ongemakken voor de omgeving tot een minimum:

• vermijd de verdichting van de bodem door installaties, zware machines of gestampvoet door bv. plankenvloeren te leggen op drukbevolkte plekken, of op wegen;
• respecteer de heersende reglementering over omheiningen, wegbebakening om lokale fauna en flora te beschermen en zorg dat de bezoekers die ook naleven;
• geef de voorkeur aan tijdelijke aanduidingen die u kunt recupereren en hergebruiken, bv. een demonteerbare bewegwijzering in plaats van grondmarkeringen met verf;
• controleer het geluidsniveau en geef dit door aan de regisseurs en het publiek, bv. door een scherm te plaatsen dat de decibels meet en zichtbaar is voor iedereen ;
• denk aan de buren (reserveer parkeerplaatsen voor hen, offreer ze tickets, beperk de uren van lossen/laden, enz.). 

Beheer van verplaatsingen

Als u een grootscheeps evenement organiseert, bent u bij wet verplicht om maatregelen te nemen die de mobiliteit verbeteren en de hinder beperken (files, parkeerproblemen…) als gevolg van het grote aantal bezoekers.

Want zodra uw evenement meer dan 3000 bezoekers lokt, moet u een vervoersplan opmaken. Dat zal binnenkort het geval zijn voor evenementen met meer dan 1000 bezoekers.

Die aanpak komt ten goede aan het leefmilieu en de buurtbewoners maar ook aan het evenement zelf: een betere mobiliteit verbetert het merkimago van het evenement en verhoogt het comfort van de bezoekers... met een hogere opkomst als gevolg! Daarom willen we u stimuleren om ons mobiliteitsadvies ook toe te passen wanneer uw evenement niet onderworpen is aan die wettelijke verplichting.

Concreet moet u bepaalde maatregelen nemen om de toegang tot de locatie te verbeteren en minder vervuilende vervoersmiddelen te bevorderen:

• een multimodaal toegangsplan opstellen en verspreiden (dat vervoer zonder auto in de verf zet);
• de bewegwijzering in de omgeving van de locatie verbeteren, vooral voor voetgangers;
• een verkeersplan voorzien, eventueel met het inzetten van stewards of de politie;
• een parkeerplan uitwerken zowel voor auto's als voor tweewielers (praktisch en veilig).

In functie van de aard van het evenement en de betrokken locatie dient u eventueel extra maatregelen te nemen om uw doelstellingen te bereiken. Bv. een carpoolingsysteem organiseren, samenwerken met operatoren voor openbaar vervoer om de dienst te verbeteren of combitickets 'toegang + vervoer' aan te bieden.

Voorkeur voor duurzame voeding en producten

Good Food: naar een duurzame voeding 

Voeding kan tot een derde van de algemene milieu-impact van een evenement vertegenwoordigen.

Het is dus een belangrijke post die u op allerhande manieren kunt beïnvloeden :

• Ontwikkel een duurzamer aanbod met :
  • bio-, lokale, verse en seizoensproducten, afkomstig van eerlijke handel en duurzaam beheerde productie ;
    • De verkoop van bioproducten is onderworpen aan de reglementering van een besluit van de Brusselse regering, in het bijzonder wat de etikettering betreft. Voor meer informatie.
  • Vegetarische maaltijden en/of maaltijden met minder dierlijke en meer plantaardige eiwitten ;
  • Stel kraantjeswater voor en zorg voor fonteinen verbonden aan het waternetwerk van de stad ;
  • Beperk verpakkingen (bulk...).
• Ga voedselverspilling tegen door :
  • de inspanningen op preventie te richten; Vraag bijvoorbeeld dat de gasten hun aanwezigheid op een lunch op voorhand bevestigen, houd de porties redelijk enz. ;
  • de onverkochte producten of overschotten terug te winnen via samenwerking met organisaties die instaan voor de terugwinning en herverdeling aan mensen in nood of ondernemingen voor voedseltransformatie.
• Let op coherentie bij de keuze van de producten en verzeker een goede communicatie rond de acties.

Afval beperken

Promotieproducten

Met de organisatie van een evenement is altijd heel wat reclame gemoeid, plus een hele reeks promotieartikelen die aangeboden of verkocht worden aan het publiek. U kunt ook de voorkeur geven aan duurzame alternatieven:

• Opteer voor alternatieve advertentiemethoden:
  • Mond-tot-mond, buzz en verschillende vormen van sociale communicatie kunnen papieren dragers sterk beperken en de media-aandacht zelfs verhogen;
  • "Sandwichmannen", ecologische tags (sjablonen op de trottoirs…) zijn andere alternatieven voor flyers op papier.
• Beperk het printen en de impact ervan door de voorkeur te geven aan een lay-out die weinig inkt vereist, gerecycleerd of gecertificeerd papier (FSC of PEFC) en plantaardige inkt, of tracht uw campagne te combineren met andere evenementen;
• Kies herbruikbare bandjes en badges;
• Kies voor nuttige en duurzame objecten voor merchandising en communicatie: usb-sticks, fietsen met de naam van het evenement, spullen zonder batterijen, gerecycleerde materialen...

Logistiek materiaal

Ook hier kan een logische aanpak van logistiek het verschil maken:

• geef de voorkeur aan herbruikbaar (voor vaatwerk, badges, verpakkingen);
• opteer voor herbruikbare bekertjes.
• geef de voorkeur aan huur boven aankoop om hetzelfde materiaal meer te gebruiken;
• denk ook aan de mogelijkheid om uw materiaal te hergebruiken voor andere evenementen of het te delen met andere organisatoren;
• maak uw objecten op basis van recuperatiemateriaal of materiaal en producten met een ecodesignTotaalbenadering, toegespitst op het product, die erin bestaat rekening te houden met de milieucriteria vanaf de conceptie van een product. Die benaderingswijze betreft alle fasen van de levenscyclus van het product, d.i. vanaf de productie, via de distributie, tot het gebruik en het einde van zijn leven (recyclage). -label. Zorg dat ze stevig en aanpasbaar zijn voor een lange levensduur, en tegelijk licht en moduleerbaar omwille van de impact op het transport.

Kies voor herbruikbare bekertjes

Dat zijn afwasbare bekertjes in stevig plastic die in verscheidene afmetingen bestaan.

Herbruikbare bekertjes hebben vele voordelen in vergelijking met wegwerpbekertjes. Eerst en vooral is er de besparing in fabricage maar er is ook minder afval op de grond (en dus ook minder schoonmaak vereist) en het publiek wordt gesensibiliseerd rond begrippen "wegwerp/duurzaam".

Door stevige plastic bekertjes te gebruiken vermijdt u ook risico's op verwonding omwille van gebroken glas.

Het principe is eenvoudig: de gebruiker brengt zijn bekertje binnen in ruil voor een hoge som statiegeld (1€), zodat het bekertje gegarandeerd terugkomt om af te wassen en opnieuw te gebruiken.

Het organiseren van afvalsortering op een evenement

Met de volgende 7 stappen en hulpmiddelen kunt u uw sorteerproject opzetten om een goed afvalbeheer en openbare netheid op uw evenement te garanderen.

1. Respecteer de wettelijke verplichtingen 

Sinds 2014 is het sorteren en beheren van afval een wettelijke verplichting geworden voor alle actoren in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Als organisator van een evenement moet u uw afval sorteren en een inzamelcontract hebben met een bij Leefmilieu Brussel geregistreerde ophaler.

2. Alle stakeholders van de organisatie bij uw engagement betrekken

Als evenementorganisator is het essentieel om te communiceren over uw engagement bij uw stakeholders (leveranciers, partners, personeel, vrijwilligers, bezoekers, enz.) voor een goed respect voor de sortering en netheid.

3. Analyseer uw afval- en netheidspotentieel vóór uw evenement

Door een overzicht te hebben van de soorten en hoeveelheden afval die door het evenement worden geproduceerd, kunt u anticiperen op het aantal vuilnisbakken en afvalcontainers dat moet worden voorzien en alternatieven vinden om uw afval te verminderen.

4. Zorg voor de juiste sorteerinfrastructuur en plaatsing

Op basis van de analysegegevens moet een implementatieplan van de vuilnisbakken en afvalcontainers worden gemaakt om de opmaak op de dag van het evenement te vergemakkelijken.

Voor een goede sorteerkwaliteit mogen vuilnisbakken niet alleen staan. Het is best om ze steeds in groep te plaatsen, zodanig een “sorteereiland” te creëren. De term "sorteereiland" wordt gebruikt wanneer de vuilnisbakken gegroepeerd zijn met minimaal één bak voor het restafvalAfval dat niet selectief wordt gesorteerd of rest na het verwijderen van recycleerbare stoffen en in de normale vuilniszak terechtkomt. en één voor het PMD.

5. Communiceren met uw publiek

Betrek uw publiek vóór het evenement om hen zo vroeg mogelijk en op regelmatige basis te informeren over uw genomen verplichtingen.
Op de dag van het evenement kunt u met hen communiceren via animaties rond sorteren.

• Voorbeeld van communicatie voor uw sociale netwerken - NL  (.pdf)
• Communicatiemiddelen op sociale netwerken - klaar voor gebruik (.zip)
• Verbintenisverklaring voor uw publiek (.pdf)

6. Installeer uw sorteerinfrastructuur

Op de dag van het evenement, wanneer de sorteereilanden door uw teams zijn opgesteld, dient u de opstelling te controleren aan de hand van het implementatieplan. Het is ook noodzakelijk om tijdens het evenement te gaan kijken naar de verschillende sorteereilanden en hun plaats eventueel aan te passen afhankelijk van de vulgraad/de gebruiksintensiteit van de vuilnisbakken.

7.    Evalueer het sorteerproject aan het einde van het evenement

De evaluatie van de hoeveelheid afval, de kwaliteit van de sortering en de openbare netheid van de site tijdens en op het einde van het evenement laat u toe om de impact van uw sorteerproject te meten en zo uw prestaties voor uw volgende evenementen te verbeteren.

Na afloop van het evenement kunt u de totale hoeveelheid geproduceerd afval en de hoeveelheid per deelnemer integreren in uw communicatie naar uw publiek/bezoekers. Dit zal hen verder engageren om het volgend jaar nog beter te willen doen. 

• Evaluatiefiche na event hoeveelheid en kwaliteit van de sortering per fractie (.pdf)
• Evaluatiefiche na event van de openbare netheid (.pdf)

Verder gaan in mijn aanpak 

Om verder te gaan in uw duurzame evenementbeheer vindt u hier andere hulpmiddelen: 

• Database(niet exhaustief) Ecoverantwoordelijke partners (.pdf)
• Charter van Leefmilieu Brussel voor een duurzaam evenement (.pdf)

Nog vragen? Neem contact op met sorteerkitdetri@leefmilieu.brussels

Beperking van water- en energieverbruik

Bij de notie "duurzaam evenement" hoort natuurlijk ook aandacht voor water- en energieverbruik. U kunt concreet actie ondernemen om water en energie te besparen.

Organiseren

Met een goed plan kunt u:

• elke zone groeperen op een schakelaar (en dus de stroom afsluiten zodra mogelijk);
• verlies en lekken lokaliseren en vermijden;
• maximaal profiteren van natuurlijke verlichting;
• meten om aan te passen;
• enz.

Optimaliseren

• Beperk het vereiste materiaal en het vermogen/volume;
• geef de voorkeur aan laag verbruik (verlichting, stroomaggregaten, debietbeperkers, enz.);
• kies voor alternatieve productie of opvang (zonne-energie, regenwater, enz.).

Opteer voor groen

Kies indien mogelijk een 100% groene energieleverancier.

Lozing van afvalwater

Als u  afvalwaterWater dat in huishouding of industrie dienst heeft gedaan en gewoonlijk met verschillende stoffen beladen is.  in het  oppervlaktewaterEr wordt gewoonlijk een onderscheid gemaakt tussen zeewater en binnenwater, wat op zijn beurt in oppervlaktewater en grondwater wordt onderverdeeld. Het oppervlaktewater wijst op het water dat op de oppervlakte van de aarde afvloeit of stagneert en bevat het water van de meren, rivieren en waterpartijen (vijver, kunstmatige bekkens, poelen, ...).  loost, dient u over een vergunning van Leefmilieu Brussel te beschikken. Als u afvalwater in de riool loost, moet de gemeente de vergunningen afleveren.

U kunt de afvalwaterlozing beperken door de voorkeur te geven aan droge toiletten. Grote ondernemingen voor verhuur van mobiele toiletten stellen deze formule steeds vaker voor. 

Partners

Mobiliteit Brussel

MIVB :
De Cel Key Account staat tot uw beschikking om de mobiliteit van uw evenement te analyseren. 
Tel.: 02 515 50 68 - E-mail

Fost Plus :
Olympiadenlaan 2
BE-1140 Brussel
Tel: 02 775 03 50 - Fax: 02 771 16 96 - E-mail  

VISITBRUSSELS:
Koningsstraat 2, 
B-1000 Brussel 
Tel : +32 (0)2 513 89 40 - Fax : +32 (0)2 513 83 20 - E-mail

Net Brussel
Broquevillelaan 12 
B-1150 Brussel 
Tel : 02 778 08 11 - Fax : 02 778 08 88