Afval sorteren tijdens je evenementen: de 8 stappen naar succes

Als organisator van een evenement ben je wettelijk verplicht om je afval te sorteren en af te voeren volgens de geldende voorschriften. 

Wat zijn de sorteerverplichtingen voor het afval afkomstig van jouw activiteiten? Wanneer moet je het bewijs van goed afvalbeheer kunnen voorleggen? Welke oplossingen bestaan er voor het afvoeren van je bedrijfsafval? 

Betrek alle belanghebbenden (leveranciers, partners, personeel, vrijwilligers, bezoekers, artiesten, sprekers enz.) bij je afvalbeleid: dit is essentieel om een correcte sortering en netheid te garanderen. 

• Informeer je teams over je engagement voor afvalpreventie en -beheer tijdens briefings voorafgaand aan het evenement, met een herinnering verstuurd voor elke opening (vooral voor het afvalteam). 
• Betrek externe belanghebbenden via een charter of contract waarin de preventie- en sorteerregels en de goede praktijken voor het legen van afvalbakken worden toegelicht (voor artiesten en sprekers: herinner hen aan je waarden in hun onthaaldossier). 
• Ga vlak voor de opening langs bij je partners om de sorteerregels, de informatie over inzamelzones enz. nog eens te herhalen. 

Als je een overzicht hebt van de soorten en hoeveelheden afval die geproduceerd worden tijdens de activiteiten die je organiseert, kun je anticiperen op het aantal containers dat je nodig hebt en alternatieven zoeken om je afval te verminderen. 

Stel je de volgende vragen: 

• Welke soorten en hoeveelheden afval zullen worden geproduceerd in deze 3 ‘zones’ van je evenement: 

  • Frontline: al het afval dat in handen komt van bezoekers of door hen wordt meegebracht zoals bordjes, bakjes, bekers, goodies enz. 
  • Backline: al het afval dat op het terrein wordt geproduceerd door belanghebbenden (sponsors, cateringpartners enz.) zoals PMD-verpakkingen, etensresten, glas, papier-karton enz. 
  • Backstage: al het afval dat je teams en artiesten produceren zoals PMD-verpakkingen, etensresten, glas, papier-karton, hout, metaal, textiel enz. 
• Welke soorten afval kunnen worden vermeden?  
• Hoeveel containers zijn er nodig om de geschatte hoeveelheden afval te verwerken?  

Maak na je analyse van de mogelijke afvalbronnen (en na het identificeren van manieren om elk van deze bronnen te verminderen) een schatting van de soorten en hoeveelheden sorteervoorzieningen die nodig zijn om een effectieve sortering voor alle deelnemers te garanderen. 

Sorteerbakken voor bezoekers 

Hier zijn een paar aanbevelingen om sorteren makkelijker te maken voor je publiek: 

• Installeer de sorteerbakken die het meest geschikt zijn voor het afval dat je bezoekers waarschijnlijk in grote hoeveelheden zullen produceren (dit hangt sterk af van het soort evenement). 
• Geef de voorkeur aan praktische, mobiele formaten: zakhouders, vuilnisbakken van 240 liter, asbakken enz., zodat je gemakkelijker sorteerfouten kunt corrigeren en indien nodig inzamelpunten kunt verplaatsen.   
• Rangschik sorteerbakken altijd in eilanden (bv. telkens 1 PMD-bak en 1 restafvalbak naast elkaar) en plaats ze telkens in dezelfde volgorde op je site. Laat nergens afzonderlijke afvalbakken staan. Als er vaste afvalbakken op de site of in het park staan, sluit ze dan tijdelijk af om verwarring te voorkomen. 
• Maak sorteren makkelijker met goed leesbare signalisatie: afbeeldingen of foto's van het toegestane afval, pictogrammen en plaatsing op ooghoogte (zie foto als voorbeeld).  
• Gebruik voor elke afvalstroom een specifiek kleur vuilniszak (bv. PMD = blauw, restafvalRestafval is het afval dat overblijft na het sorteren van recycleerbaar afval. = zwart, papier en karton = geel, voedselafval = oranje). 
• Signaleer de aanwezigheid van deze eilanden met 'beachflags', totems of goed zichtbare borden. Dit is essentieel voor drukbezochte buitenevenementen om sluikstorten te voorkomen.  
• Plaats voldoende asbakken van een geschikt formaat om vervuiling door sigarettenpeuken te verminderen en voorzie om de peuken na afloop van je evenement te laten inzamelen en recycleren. Voor het sorteren en recycleren van sigarettenpeuken bestaan gespecialiseerde bedrijven zoals MéGO!. 
• Vergeet niet om sorteerpunten te installeren in de backstage, in de kantoren van je teams, in de ruimte die gereserveerd is voor artiesten en sprekers enz., zodat iedereen kan sorteren. 

Soorteercontainers voor de inzamelzones

• Voorzie inzamelzones die afgestemd zijn op de grootte van je evenement of je site, met containers van 1.100 liter die bestemd zijn voor de verschillende afvalstromen die tijdens je evenement worden geproduceerd. In deze zones worden alle volle vuilniszakken, zowel uit de afvalbakken voor bezoekers als uit de afvalbakken voor medewerkers en artiesten backstage, verzameld. 
• Voorzie altijd een specifieke inzamelzone voor foodtrucks en bars, die uitsluitend voor hen toegankelijk is, met bijvoorbeeld containers voor PMD, glas, restafval, voedselafval en papier-karton. 
• Voorzie in alle inzamelzones een duidelijke en consistente signalisatie met de juiste kleurcodes, die op en boven de containers moet worden aangebracht. Zo kunnen je teams en dienstverleners zakken met gesorteerd of los afval op de juiste plaats deponeren. Geef voor de papier-karton- en PMD-containers ook aan dat het verpakkingsafval opgevouwen of platgedrukt moet worden om ruimte te besparen. 

Het is aanbevolen om op basis van de analysegegevens (waarbij rekening wordt gehouden met de onderstaande aanbevelingen) een inplantingsplan op te stellen om de plaatsing van het sorteermateriaal op de dag van je evenement te vergemakkelijken. Dit plan brengt de sorteereilanden en de inzamelzones in kaart en omvat ook andere belangrijke ruimtes zoals de camping, in- en uitgangen, de backstage, de cateringruimte, het podium en de activiteitenzones. Bezorg het inplantingsplan zeker aan je teams en externe partners. 

De belangrijkste aanbevelingen:  

• Kies de meest strategische locaties om je sorteereilanden en asbakken te plaatsen: bij in- en uitgangen, in de buurt van bars, toiletten en foodzones en op elke plek waar het publiek vaak stopt of samenkomt. Kies in het geval van een avondevenement ook goed verlichte zones voor het plaatsen van je afvalbakken. 
• De inzamelzones mogen niet toegankelijk zijn voor je publiek, maar moeten wel gemakkelijk bereikbaar zijn voor je teams. Laat een gangpad van minstens 1,50 meter breed vrij om het passeren van de containers te vergemakkelijken en vermijd trappen en andere obstakels. Idealiter is de belangrijkste inzamelzone ook de verzamelplaats van waaruit het afval zal worden afgevoerd. In dat geval moet deze zone ook toegankelijk zijn voor inzamelvoertuigen. 
• Als je beschikbare ruimte en team het toelaten, kan het ook erg nuttig zijn om in de backstage een ‘sorteercentrum’ in te richten, dat uitsluitend bestemd is voor het team dat verantwoordelijk is voor het afvalbeheer. Dit team zorgt er voor de nodige afvalsortering om een foutloze afvalstroom te garanderen. 
• Zorg ervoor dat je op het inplantingsplan duidelijk het onderscheid aangeeft tussen de sorteereilanden voor het publiek en de inzamelzones voor je medewerkers en partners. 

Het is belangrijk om een team van vrijwilligers of werknemers te voorzien dat verantwoordelijk is voor het afvalbeheer en de netheid van de site tijdens het evenement. Dit team voert op het terrein het werk uit dat vooraf werd voorbereid. Daarom moet het worden geïnformeerd over de sorteervoorzieningen: inplantingsplan, materiaalstock, contactgegevens van de verantwoordelijke enz. 

Het is ook essentieel om dit team te belonen voor het belangrijke werk dat ze doen, bijvoorbeeld door hen te bedanken, hen bepaalde voordelen aan te bieden of hen zichtbaarheid te geven op sociale media. 

Voorzie handschoenen, grijpers, afvalzakken en een manier om dit team gemakkelijk te identificeren. 

Dit zijn de belangrijkste taken die worden aanbevolen voor het sorteerteam op de dag van het evenement: 

• De sorteervoorzieningen installeren volgens het inplantingsplan, of controleren of de installatie goed werd uitgevoerd door het logistieke team. 
• Externe leveranciers, zoals foodtrucks, herinneren aan de locatie van de voor hen bestemde inzamelzones en afvalzakken aan hen uitdelen. 
• Het sorteren van afval controleren en fouten corrigeren, vooral tijdens de eerste 2 uur van het evenement. Het is cruciaal om van bij het begin in te grijpen, want sorteerfouten hebben de neiging zich te herhalen, maar zo ook een goede sorteerreflex. 
• Eventueel in de backstage een bijkomende sortering uitvoeren in het ‘sorteercentrum’ tijdens of na het evenement. 
• Volle sorteerbakken legen en het afval naar de daarvoor bestemde inzamelzone brengen. 
• Het publiek bewust maken van het belang van correct sorteren gedurende het hele evenement. 
• Afval dat op de grond ligt opruimen tijdens en na het evenement. 
• De opstelling van de sorteereilanden aanpassen indien nodig. 
• De afvalsortering documenteren voor de eindevaluatie: foto’s nemen van de binnenkant van de afvalbakken en het aantal containers en hun vullingsgraad tellen. 

Zorg er ook voor dat de afvalverantwoordelijke controleert of de foodtrucks en andere partners het charter of contract naleven. 

Maak vóór en tijdens het evenement duidelijk aan je publiek dat je je inzet om afval te verminderen en te sorteren en om het terrein proper te houden. Je kunt bijvoorbeeld leuke filmpjes over afval sorteren op je sociale media plaatsen, activiteiten rond afvalsortering organiseren of je artiesten en sprekers vragen om goede praktijken voor afvalpreventie, afvalsortering en het proper houden van de site te delen tijdens hun optredens. 

Door de hoeveelheid geproduceerd afval, de kwaliteit van de afvalsortering en de netheid van het terrein op het einde van je evenement te evalueren, kun je de impact van je acties meten en verbeterpunten voor toekomstige edities identificeren. 

• Maak foto's van de site en de binnenkant van de afvalbakken om de hoeveelheden afval en de kwaliteit van de afvalsortering te beoordelen.
• Organiseer na afloop van je evenement een debriefing om te beoordelen of het sorteerteam groot genoeg en voldoende voorbereid was om het afval te beheren en de vragen van het publiek te beantwoorden. 
• Verzamel feedback van je dienstverleners en partners. Dit helpt om de samenwerking te versterken, goed gedrag te belonen en problemen op te sporen in geval van niet-naleving van het charter of contract. Afhankelijk van de vastgestelde problemen kun je corrigerende maatregelen overwegen zoals: 
  • een waarborg voor foodtrucks 
  • strengere controle op het terrein en een boete 
  • bijkomende sortering door vrijwilligers of het sorteerteam 
• Informeer alle belanghebbenden – zowel interne partijen als je publiek – over de geleverde inspanningen en behaalde resultaten op het gebied van afvalpreventie, afvalsortering en openbare netheid via passende communicatie.