1. Digitaliseer en stap over op elektronisch documentbeheer (EDM)
Het verminderen van de vraag naar papier helpt het leefmilieu te beschermen. Wat is er beter voor het welzijn van de planeet? Door over te stappen op elektronisch documentbeheer (EDM) kunnen bedrijven hun papierverbruik verminderen en tegelijkertijd aanzienlijke besparingen verwezenlijken en zich beter organiseren. Kies voor de e-handtekening, e-archivering, elektronische aangetekende zendingen ... en ontvang al je administratieve documenten in de eBox van je bedrijf!
Minder papier, minder directe kosten
Het digitaliseren van facturen, verslagen, memo's, loonbrieven ... (en elk ander papieren document) maakt het natuurlijk mogelijk om het verbruik en de kosten van inkt, papier, postzegels en enveloppen te verminderen. Ook kun je de logistieke uitgaven die gepaard gaan met het verspreiden van post of het archiveren van documenten (opslagruimte, papier, kasten ...) minimaliseren. Zo bespaar je geld en profiteer je tegelijkertijd van een betere informatieorganisatie!
Elektronische facturering: voordeliger en dus winstgevender
Het elektronisch verwerken van een factuur is veel goedkoper dan het verwerken van een papieren factuur. Volgens het Agentschap voor Administratieve Vereenvoudiging (AAV) kost het gemiddeld €9 minder. Een studie van Billentis, een adviesbureau dat gespecialiseerd is in digitale facturering, bevestigt deze vaststelling. Billentis schat zelfs dat een bedrijf:
- tot 80% kan besparen;
- een terugverdientijd van 6 tot 18 maanden kan realiseren.
Een elektronische facturering garandeert ook een optimaal beheer. Door gegevens te centraliseren kan factureringssoftware in een mum van tijd de status van de cashflow en beschikbare liquide middelen controleren.
Opgelet
Digitalisering stelt bedrijven in staat om hun papierverbruik te verminderen. De impact van deze sector op het leefmilieu blijkt immers zwaar te wegen. Het papierverbruik verminderen is prijzenswaardig, maar dat geldt ook voor digitale soberheid en het implementeren van goede praktijken. Wist je dat de digitale sector verantwoordelijk is voor 4% van de wereldwijde uitstoot van broeikasgassenGas dat een gedeelte van de zonnestralen absorbeert en herverdeelt onder de vorm van stralingen, die andere gasmoleculen ontmoeten en zodoende het proces herhalen en het broeikaseffect veroorzaken, met een warmteverhoging als gevolg. De belangrijkste broeikasgassen waarvan de oorsprong voornamelijk met menselijke activiteiten verband houden zijn kooldioxide (CO2), methaan (CH4) en troposferisch ozon (O3). - 1,5 keer meer dan het luchtvervoer? Dit cijfer zou tegen 2025 zelfs kunnen verdubbelen. (Bron ADEME, Agence de la transition écologique)
2. Hou je papierafval onder controle
Het digitaliseren van al je documenten is natuurlijk niet altijd mogelijk in je organisatie. Er zijn verschillende manieren om je papierverbruik onder controle te houden, vooral als je medewerkers ook meedoen. Recto/verso afdrukken, documenten opmaken met kleinere marges of een kleiner corpus, het afdrukvoorbeeld weergeven, gedeelde digitale bestandslocaties voorzien, whiteboards gebruiken in plaats van flip-overs met bladen, brochures uitgeven met een beperkte voorraad of in print on demand (POD)-modus ... Er zijn veel oplossingen om minder papier te verbruiken.
Tips
Vervang papieren abonnementen door digitale abonnementen. De uitgelezen kans om eens schoon schip te maken en abonnementen op te zeggen die je toch niet leest. Denk er ook aan om een antireclamesticker op de brievenbus te kleven!
Goed communiceren en het verbruik in de gaten houden: twee acties met een grote impact
Een goede communicatiestroom binnen je team en duidelijke procedures voor het opslaan, archiveren en klasseren van documenten zijn essentieel om goede gewoonten te creëren.
Verspreid minstens één keer per jaar een lijst met goede praktijken voor verantwoord printen en het gebruik van digitale apparatuur. Door je papierverbruik en voorraadbeheer goed in de gaten te houden, kun je het ook beter beheersen. Waarom zet je geen EcoTeam op?
Goed om te weten
Het opzetten van een EcoTeam betekent het opzetten van een transversale werkgroep binnen je organisatie. Het EcoTeam ontwikkelt acties voor het personeel om milieuvriendelijke houdingen en gebaren aan te nemen. De leden van het EcoTeam, allemaal vrijwilligers, zijn echt gemotiveerd om hun collega's te mobiliseren en duurzamere praktijken te verspreiden.
3. Werkplekken reorganiseren
Een andere optie om het papiergebruik in je bedrijf te verminderen, is het reorganiseren van werkprocedures. Schaf bijvoorbeeld individuele printers af, zodat je collega's minder in de verleiding komen om te printen. Als de apparaten niet meer binnen handbereik zijn, zal er minder onnodig worden geprint. Aarzel niet om papierbakken in de buurt van de printers te plaatsen. En vergeet niet de flex desk aan te moedigen! Als je regelmatig van bureau wisselt, heb je minder opslagruimte, dus je verzamelt minder papieren en omslachtige dossiers.
4. Gerecycleerd of gelabeld papier
Kies voor gerecycleerd papier of gelabeld papier om je ecologische voetafdrukMeeteenheid waarbij getracht wordt de milieu-impact van de mens te vatten met 1 indicator. Daarmee wordt de oppervlakte aan vruchtbare aarde geschat die nodig is om te voldoen aan de noden van een populatie in termen van hulpbronnen en afvalabsorptie. De ecologische voetafdruk wordt uitgedrukt in hectaren. te verkleinen. Er zijn er een aantal beschikbaar en ze zijn van dezelfde kwaliteit als niet-gerecycleerd papier: FSC of FSC Recycled, Blue Angel (een zeer veeleisend Duits label), Europees Ecolabel, PEFC Recycled of Certified ... En hoe dunner het papier (minder dan of gelijk aan 80 g/m²), hoe lager de impact op het milieu.
Het meest milieuvriendelijke papier is 100% post-consumer recycled, ontinkt, ongebleekt papier.
Goed om te weten
Het recycleren van bedrukt papier en karton op de werkplek is verplicht in het Brussels Gewest. Informeer al je medewerkers om het sorteren van papier en karton te optimaliseren. Je kunt ook bijhouden hoeveel papier- en kartonafval je genereert en hoe dit jaarlijks verandert ...
