Opdrachtencentrale OPEN Brussels

Een consortium van studiebureaus en experten ging aan de slag om een visie uit te bouwen: OPEN Brussels. De resultaten van dit onderzoek vind je uitgebreid toegelicht op de website van perspective.brussels. Een handige samenvatting van de context en doelstellingen van OPEN Brussels vind je hier.

Als operationele fase werd ook een opdrachtencentrale opgericht die de visie moet vertalen in concrete actie op het terrein. Deze centrale wordt sinds mei 2022 beheerd door Leefmilieu Brussel en heeft als doelpubliek de Brusselse entiteiten en de 19 Brusselse gemeenten.

De opdrachtencentrale ondersteunt de belangrijkste doelstelling van het openruimtenetwerk. Ze operationaliseert de visie in de projecten en instrumenten van de verschillende partners.
De opdrachtencentrale werkte een raamovereenkomst uit en zorgt voor  het toewijzen van vervolgopdrachten aan de opdrachthouder.

De opdrachtgever financiert zelf de projecten.

Wanneer kan u gebruik maken van de  opdrachtencentrale?

• U bent een entiteit van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest of een Brusselse gemeente. 
• Uw project volgt de Openruimte-visie en gaat in op specifieke thema’s aangehaald in de visievorming.
• Uw project vergt ondersteuning zoals technisch onderzoek, ontwerp, overleg of communicatie, om het openruimtenetwerk te versterken en uit te breiden. 
• U financiert zelf het project.

Wie levert de ondersteuning?

Als opdrachthouder zal het projectteam BUUR (part of Sweco- Antea) instaan voor de inhoudelijke en technische ondersteuning van de opdrachtencentrale.

Welke ondersteuning kan u krijgen?

1. Ondersteuning op projectniveau

• De opmaak van concepten, visies en ontwerpvoorstellen in één of meerdere thema’s of fases: masterplannen, ontwerpstudies, stedenbouwkundige vergunningen, verkavelingsvergunningen, Richtplannen van aaanleg (RPA), AHC’s (As- en huizenblokcontracten), SVC’s (stadvernieuwingscontracten), GBP inrichtingsplannen en andere planinstrumenten;
• De opmaak van haalbaarheidsstudies: technisch, milieu, financieel, economisch, administratief, juridisch;
• Het opstellen van projectdefinities: programma, technische randvoorwaarden;
• Punctuele adviesverlening: analyse voorstellen, jury’s,…
• De begeleiding van een ander ontwerpteam in één of meerdere openruimte thema’s of fases;

2. Ondersteuning in procesvoering

• Identificeren van actoren en organiseren van overleg: analyse, co-design, coproductie en beheer;
• Het voorbereiden en modereren van workshops, informatievergaderingen, werkvergaderingen;
• Het ontwikkelen van richtlijnen en toolkits ter ondersteuning van collectieve initiatieven;
• Het ondersteunen van de opdrachtgevers in operationalisering: financiering, opzetten van structuren en processen.

3. Ondersteuning in kennis- en informatiedeling

• Het verzamelen en beheer van data: analyse, het bepalen van baselines, indicatoren en monitoring;
• Het ondersteunen van communicatie: publicaties en communicatiemiddelen afgestemd op het doelpubliek, sensibilisering;
• Het delen en opbouwen van kennis: toegepast onderzoek, conferenties, curatorschap, opleidingen, expertencomités

Hoe werkt de opdrachtencentrale?

De werking van de opdrachtencentrale is beschreven in het protocolakkoord ‘Opdrachtencentrale OPEN’.

Om gebruik te maken van de opdrachtencentrale onderschrijft de opdrachtgever dit protocolakkoord. Bij het protocolakkoord horen twee bijlagen die de context en doelstellingen van OPEN bevatten: het lastenboek van de studie rond de open ruimte netwerken en een samenvatting van deze studie.

Er is een aanvraagformulier (.docx) beschikbaar voor de beschrijving van de opdracht met de mogelijkheid om specifieke bepalingen toe te voegen (zoals i.v.m. termijnen, betalingen).

Stappenplan om aan te sluiten

Stap 1 : Aansluiten 

Iedere aanbestedende opdrachtgever die gebruik wenst te maken van de opdrachtencentrale brengt deze schriftelijk op de hoogte van haar voornemen via het mailadres info@opencentrale.brussels.

Stap 2 Het protocolakkoord ondertekenen 

Om de samenwerking te formaliseren ondertekenen de betrokken partijen, de aanbestedende opdrachtgever en de Opdrachtencentrale het protocolakkoord.

Stap 3 : Aanvraag indienen

De beschrijving van de opdracht met de mogelijkheid om specifieke bepalingen toe te voegen (zoals termijnen, betalingen) die niet in tegenstrijd zijn met de regels en de praktische bepalingen van de raamovereenkomst.

Stap 4 : Evaluatie van de aanvraag

De opdrachtencentrale controleert de aanvraag op de minimaal aan te bieden informatie en toetst deze aan de visie van het openruimtenetwerk.

Stap 5 : Start offerteaanvraag

De opdrachtencentrale bezorgt de nodige informatie aan het studiebureau met het verzoek een offerte voor de aanvrager op te stellen en deze binnen de twee weken met de aanvrager te delen.

Stap 6 : Ontvangen van een offerte

De aanvrager ontvangt een offerte conform de opdrachtomschrijving. 

Stap 7 : Akkoord aanvrager 

Bij akkoord op de offerte is de opdrachtgever belast met de uitvoering van de vervolgopdracht die haar betreft. De opdrachtencentrale neemt akte van de overeenkomst tussen de opdrachtgever en de opdrachthouder.

Stap 8 : uitvoeren opdracht

De opdrachtnemer voert de opdracht uit i.s.m. de opdrachtgever overeenkomstig de algemene uitvoeringsregels.

Stap 9 : documentatie 

De opdrachthouder documenteert het werk en rapporteert regelmatig aan de opdrachtencentrale over de sterke punten en de moeilijkheden om de visie, ambities en aanbevelingen van het openruimtenetwerk te integreren in de vervolgopdrachten.