Ontdek in Brussel:

Goodies: de gemeente Schaarbeek kiest voor een duurzame aanpak

De gemeente Schaarbeek koos de overheidsopdracht voor goodies als pilootproject voor een Europees uitwisselingsprogramma. Niet alleen het type en het aantal aangekochte goodies werd herbekeken, maar ook een reeks andere aanpassingen werd doorgevoerd.

Wat motiveerde de gemeente Schaarbeek om te gaan werken rond het thema goodies?

De context leende er zich perfect toe. Enerzijds krijgen we op politiek niveau de volledige steun om van het stadsbestuur een ecologisch verantwoorde speler te maken. Want precies door het goede voorbeeld te geven, krijgen we ook de goedkeuring en de steun van de rest van de bevolking. De gemeente Schaarbeek is ervan overtuigd dat we zowel met kleine als met grote gebaren onze doelstellingen kunnen bereiken. 

Anderzijds paste deze aanpak op het niveau van het stadsbestuur in de logica van de reeds lopende projecten, zoals het project Zero Afval voor alle inwoners van Schaarbeek. Het leek ons dan ook gepast om de nodige samenhang te creëren: het stadsbestuur moest dus de nodige stappen zetten om het goede voorbeeld te geven. 
Bovendien neemt de gemeente Schaarbeek deel aan een Europees project voor de overdracht en de uitwisseling van goede prakijken inzake duurzame overheidsopdrachten die door steden worden beheerd: het URBACT-programma. In het kader van dat programma kozen wij de overheidsopdracht voor goodies als pilootproject.

Hoe hebt u het project aangepakt?

Het departement Communicatie deed eerst een externe benchmark bij openbare en privébedrijven om na te gaan hoe andere organisaties hun eigen goodies beheren.
Vervolgens hebben we intern een stand van zaken opgesteld bij onze verschillende diensten. De doelstelling was tweeledig: achterhalen wat hun behoeften zijn bij de organisatie van evenementen in functie van het doelpubliek en de transversale behoeften van de verschillende diensten samenbrengen om het aantal goodies te beperken. Uit dat onderzoek is gebleken dat sommige goodies echt nuttig zijn. Zo moeten we bijvoorbeeld de senioren van de kinderen kunnen onderscheiden bij georganiseerde uitstappen. We beslisten om daarvoor verschillende soorten bandana's te bestellen. Zo bepaalden we dus het aantal en de hoeveelheid goodies per dienst, in functie van de activiteiten en evenementen. Om flexibel te kunnen reageren en te kunnen voldoen aan dringende behoeften, hebben we ook een reservevoorraad aangelegd.
Deze ontmoetingen waren bovendien een ideale gelegenheid om onze diensten bewust te maken van de context en de boodschap achter het uitdelen van goodies: een goodie weggeven, geeft de organisatie meer visibiliteit, maar is ook een manier om een boodschap uit te dragen. In functie van de context, kan een goodie dus een zekere betekenis hebben. 
Bovenop die stand van zaken, gingen we ook op prospectie bij vertegenwoordigers om de markt van de duurzame goodies zo goed mogelijk te leren kennen en te achterhalen welke leveranciers de verwachte goodies zouden kunnen aanleveren.

We hebben ook aan het bestek zelf gewerkt. Zo voerden we milieubepalingen in voor de goodies waarbij dat mogelijk was. Dit jaar beschouwen we als een overgangsjaar: bepaalde bepalingen voerden we in als technische criteria en andere als gunningscriteria. De dienst Milieuraadgeving hielp ons bij die milieuaspecten en stelde een charter 'Ecologische goodies' op. De bedoeling van dat charter is een reeks goede praktijken toepassen om de milieu-impact van de productie, de verpakking en het transport van de goodies te beperken.
Tot slot hebben we bepaalde interne procedures aangepast om de opslag te verbeteren en zo een beter overzicht te hebben op onze flows. De digitale gegevens over de reële aanvragen kunnen ons helpen om de toekomstige aankopen aan te passen aan de evolutie van de behoeften.

Werd er ook ingegrepen aan de behoeftenzijde om de aankopen van goodies te veranderen?

Tot voor kort werden de opdrachten voor goodies opeenvolgend en naargelang de vraag (in functie van de evenementen) uitgeschreven. Die manier van werken gaf ons geen zicht op onze voorraden en was niet echt aangepast aan de reële behoeften. Zoals eerder gezegd, was een van de eerste stappen de optimalisatie van het aantal goodies in functie van wat echt nuttig en nodig was. Door dat te doen, werd het aantal generieke goodies al gedeeld door drie. Dankzij die optimalisatie hadden we geen meerkost, ondanks het feit dat bepaalde goodies uit ecologisch materiaal bestaan en dus vaak duurder zijn per stuk.

Welke diensten werden geraadpleegd voor de stand van zaken?

We richtten ons voornamelijk op de diensten die veel evenementen organiseren, zoals de directie Burgerleven en het Stedelijk Preventieprogramma (SPP). Het SPP behoort tot de directie Strategische en duurzame ontwikkeling. Ze omvatten elk een tiental diensten. Daarnaast gingen we ook te rade bij de departementen/directies Bevolking, Mobiliteit, Human Resources, Openbare netheid, Groene ruimten, Sport en Middenstand.

Hoe werden de voorstellen tot wijziging onthaald?

In het algemeen werden de voorstellen goed onthaald door de diensten. Ook zij wilden hun steentje bijdragen aan een rationelere en duurzamere aanpak. Het schepencollege en de gemeenteraad ondersteunden de aanpak ook via de goedkeuring van het charter 'Ecologische goodies'.

Welke criteria werden opgenomen in de nieuwe overheidsopdracht?

De criteria verschillen uiteraard naargelang de goodies, want vaak gaat het om heel verschillende objecten. We voerden criteria in voor de aard van de materialen als technische criteria (bijvoorbeeld T-shirts in biokatoen, schrijfblokken uit gerecycleerd karton of balpennen uit plantaardig plastic). Daarnaast voerden we gunningscriteria (verbetercriteria) in voor het gebruik van plantaardige inkt bij het drukken van het logo. We voegden ook een bepaling toe om de verpakkingen (voor producten en transport) in te perken. Die moet in de toekomst echter nog worden geconsolideerd zodat er boetes kunnen worden gegeven als ze niet wordt nageleefd. Dat was nog niet het geval bij de eerste opdracht.

Kreeg u al feedback van de gebruikers?

We hebben nog niet veel feedback gekregen van gebruikers omdat de aanpassingen nog maar zeer recent werden doorgevoerd. We hopen deze aanpak over enkele maanden te kunnen evalueren en hem verder te laten evolueren met het oog op een voortdurende verbetering op middellange en zelfs lange termijn.

Worden deze keuzes ook gecommuniceerd aan de gebruikers, de diensten enz.?

De diensten werden al geïnformeerd tijdens de ontmoetingen om de stand van zaken op te stellen: we hebben die gelegenheid benut om de medewerkers meteen bewust te maken van de noodzaak om te kiezen voor nuttige en duurzame objecten en om de goodies op het juiste moment aan het juiste publiek uit te delen. Binnenkort wordt nog een newsletter verstuurd naar alle medewerkers om uitgebreider toe te lichten wat het charter inhoudt en waarom we voor deze aanpak hebben gekozen.

Hebt u al ideeën voor een volgende opdracht of voor de volgende aankopen?

Voor enkele zeer specifieke goodies hebben we al een aantal verbetermogelijkheden op basis van wat we hebben geleerd uit deze opdracht. Er zullen ongetwijfeld nog nieuwe ideeën ontstaan wanneer we analyseren wat we hebben uitgedeeld, want ook die gegevens zullen worden opgeslagen in ons voorraadbeheersysteem. Ook de evaluatie van de procedure en de feedback van de diensten zijn voor ons zeer waardevol. We zijn ervan overtuigd dat originaliteit en duurzaamheid perfect samengaan! 

Hebt u tips voor onze lezers?

Ons advies is om eerst intern een grondige behoefteanalyse te doen. En in functie daarvan de marktstudie zeker niet te verwaarlozen. Die helpt u – bij het opstellen van het bestek – te oordelen welke flexibiliteitsmarge er mogelijk is in de technische omschrijving en de gunningscriteria op basis daarvan te wegen. Op die manier blijft u ook realistisch ten opzichte van de echte vereisten van de opdracht en zorgt u ervoor dat de dienstverleners op een correcte manier antwoorden.

Meer informatie over deze opdracht: eco-conseil@schaerbeek.be

Bekijk de afbeeldingen: 

News

  • 22/11/2021

    Aan alle trotse Brusselaars: verklein de afvalberg van jouw stad

  • 04/11/2021

    Voedselverspilling tegengaan: een gebaar binnen ieders bereik! Neem deel aan onze gratis workshops

  • 01/09/2021

    Dertiende editie van de Europese Week van de Afvalvermindering!

  • 23/06/2021

    Schrijf je in voor Food Waste Mission BXL, en verminder voedselverspilling met 30%!

  • 18/06/2021

    De evenementenagenda is er voor u!