November 2019

banniière achats publiques durables nl

EDITO

Of het nu gaat om een opdracht voor diensten, de uitvoering van werken of een leveringscontract, wat eindigt als afval, was in eerste instantie een aankoop. Bij overheidsopdrachten rekening houden met de vermindering van afval moet daarom een prioriteit zijn. Het is ook een goede gelegenheid om de consumptie van overheidsdiensten te heroverwegen met als uitgangspunt de bepaling van de behoefte, maar ook van het marktaanbod. 
Laat u inspireren en kom naar:

  • de Zero Afval Beurs die plaatsvindt op 14 november 2019 en u laat kennismaken met het Brusselse B2B- en B2G-aanbod op het gebied van circulaire en duurzame diensten en met innovatieve oplossingen die gunstig zijn voor zero afval en de circulaire economie.  Inschrijving verplicht
  • de cursus over goodies op 23 maart 2020, die ook een gelegenheid biedt om nog eens na te denken over die vluchtige geschenken die overheden kunnen aanschaffen maar die een aanzienlijke impact op het milieu hebben. Meer info 

Wij wensen u veel leesplezier!

Oproep tot bijdragen: Wilt u een onderzoeksonderwerp voorstellen? Komt een bepaalde vraag steeds weer terug bij uw duurzame overheidsopdrachten? Hebt u interessante informatie of een getuigenis van goede praktijk die u wilt delen? Aarzel niet om contact met ons op te nemen, we zullen het delen met het hele netwerk in een artikel in de volgende editie!

ACTUALITEIT

Berekening van de levenscycluskosten: door Europa ontwikkelde instrumenten

Om overheidsaankopers te helpen rekening te houden met het begrip levenscycluskosten bij hun aanbestedingen, ontwikkelt de Europese Commissie momenteel instrumenten voor een hele reeks overheidsopdrachten. 

Wanneer u een product of dienst koopt, of werken laat uitvoeren, betaalt u altijd een prijs. Door rekening te houden met de levenscycluskosten van een product nemen overheidsaankopers de kosten van productie, vervoer, gebruik, onderhoud en verwijdering van hulpbronnen in aanmerking, die niet in de aankoopprijs tot uitdrukking komen. Vaak leidt dit tot ‘win-winsituaties’ waarbij producten, werken of diensten die milieuvriendelijker zijn, over het algemeen ook goedkoper zijn. Het belangrijkste potentieel aan besparing over de levenscyclus ligt op het gebied van energie-, water- en brandstofbesparing, besparingen op het vlak van onderhoud en vervanging, en besparingen op de kosten voor afvalverwijdering. 

De Europese Commissie heeft instrumenten ontwikkeld om aankopers te helpen rekening te houden met dit concept van levenscycluskosten (LCC). Momenteel biedt de Europese Commissie drie hulpmiddelen aan (in het Engels) voor IT-opdrachten (computers), binnenverlichting en buitenverlichting. 

Deze instrumenten worden gepresenteerd in de vorm van een Excel-bestand met verschillende tabbladen:

  • Een tabblad ‘LCC Inputs & Results’ waar aanbestedende overheden gegevens moeten invoeren zoals contractduur, evaluatieperiode, gebruiksparameters, prijs van elektriciteit enz. In dit tabblad worden de gegevens van de inschrijvers automatisch geïntegreerd uit de ‘Bidder response sheet’ (zie hieronder) en vervolgens worden de totale eigendomskosten berekend voor elk aangeboden product.
  • Een tabblad ‘Bidder Response sheet’ waar de inschrijvers op een gestandaardiseerde manier de noodzakelijke gegevens verstrekken om de levenscycluskosten van hun aanbod te berekenen. De informatie op dit blad wordt automatisch geïmporteerd in het tabblad ‘LCC Inputs & Results’ voor de berekening van de levenscycluskosten. 
  • Een tabblad ‘Graphic results’ dat een grafische weergave van de LCC-resultaten geeft in de vorm van een staafdiagram dat de bijdrage van elke kostencategorie aan de totale LCC van elk product weergeeft.  Als u verschillende aanbiedingen visueel wilt vergelijken, kunt u de resultaten van elk aanbod in verschillende kolommen invoeren om een grafische weergave van de verschillende aanbiedingen te verkrijgen.

De andere tabbladen bevatten de gegevens en formules die gebruikt worden voor de berekeningen, uitleg over de werking enz.

Meer informatie

Het begrip levenscycluskosten is ook al aan de orde gekomen in het kader van de opleidingen in 2012 en 2016 van het Netwerk van overheidsaankopers. Om toegang te krijgen tot deze presentaties sluit u zich gewoon aan bij het platform van duurzame overheidsaankopers

PRAKTISCHE INFO:

Elektronische facturatie integreren in uw organisatie

Sinds april 2019 moeten de Belgische overheden elektronische facturatie accepteren in het kader van hun overheidsopdrachten. Administratieve vereenvoudiging, kortere betalingstermijnen en beperking van de impact op het milieu zijn enkele van de voordelen van deze nieuwe manier van factureren.  

Sinds 1 april 2019 kunnen ondernemers hun facturen elektronisch naar de aanbestedende overheden sturen. Een eenvoudig Word-bestand of een pdf-scan als bijlage bij een e-mail is echter geen elektronische factuur. Deze wordt gedefinieerd als ‘een factuur die is uitgereikt, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking mogelijk maakt’. 

De integratie van de elektronische factuur biedt verschillende voordelen.  

  • Administratieve vereenvoudiging: door het opheffen van handmatige taken (ontvangst, invoer/codering, validatie, archivering enz.)
  • Besparingen voor afzender en ontvanger: de federale Dienst Administratieve Vereenvoudiging schat dat een jaarlijkse besparing van meer dan 3 miljard euro in België mogelijk is als we overgaan naar 100% elektronische facturatie
  • Betere betalingstermijn: een gedematerialiseerd beheer van de facturatie verbetert de kwaliteit van de financiële informatie binnen de administratie. Het is ook een voordeel voor zelfstandigen en kleine en middelgrote ondernemingen. 
  • Een vermindering van het papierverbruik: met een gemiddelde van 2,5 pagina's per factuur, betekent de overstap naar elektronische facturatie een vermindering van het papierverbruik en de bijbehorende CO2-uitstoot.

In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest zijn 96 overheidsinstanties, waaronder de grote meerderheid van de gewestelijke administraties en organisaties (GOB, MIVB, Actiris enz.) en de 19 gemeenten, in staat om elektronische facturen te ontvangen. Op dit moment wordt het echter alleen opgelegd door het gemeentebestuur van Vorst. 

In Brussel is Easybrussels verantwoordelijk voor het bewustmaken, het informeren en het adviseren van de Brusselse administraties en instellingen over de overgang naar e-facturering. De dienst zorgt er zo voor dat administraties elektronische facturen accepteren vóór de wettelijke deadline van de Europese Richtlijn in 2020.

In september 2018 stuurde Easybrussels een nota over elektronische facturatie naar de administraties en instellingen van het Brussels Gewest. In deze nota worden de voordelen en wijzen van elektronische facturering in detail beschreven en worden de overheden aangemoedigd om dit in te voeren.

Raadpleeg deze nota (.pdf)

GOEDE PRAKTIJKEN; EEN CASE STUDY:

De gemeente Anderlecht kleedt haar personeel in milieuvriendelijke T-shirts!

In het laatste leveringscontract voor werkkleding heeft de gemeente Anderlecht met succes sociale en milieuvriendelijke clausules opgenomen. Christophe Bourgois, lokale coördinator van Agenda 21, deelt zijn ervaring met ons. 

Wat is het milieu- en aankoopbeleid binnen de gemeente?

In 2012 heeft onze gemeente een Agenda 21-actieplan aangenomen. Het eerste verbeteringspunt betreft de versterking van de gemeentelijke voorbeeldfunctie, met name op het gebied van het aankoopbeleid. Van de 63 acties die in Agenda 21 zijn opgenomen, hebben er twee meer in het bijzonder betrekking op aankopen met de integratie van zowel milieu- als sociale clausules.

Om in onze opdrachten rekening te kunnen houden met dit soort criteria, nemen de medewerkers van de diensten Aankoopcentrale en Duurzame Ontwikkeling deel aan de opleidingen ‘duurzame overheidsopdrachten’ die door Leefmilieu Brussel worden aangeboden in het kader van het Brusselse netwerk voor duurzame overheidsaankopers.

Met welke criteria hebt u rekening gehouden?

Allereerst hebben we gekozen voor de verdeling van de opdracht in percelen. Hierdoor konden we de concurrentie verbreden, de toegang voor kmo's potentieel bevorderen en zorgen voor de integratie van milieucriteria in de technische specificaties van bepaalde percelen. Elk type kleding/uitrusting vormde op zich één perceel.

Omdat we de evolutie van de textielmarkt al enkele jaren volgen, wisten we dat het mogelijk was om te verzoeken om biologisch katoen voor klassieke producten zoals T-shirts en poloshirts. Daarnaast hadden wij een verzoek van de kinderverzorgsters van kinderdagverblijven ontvangen voor de aanschaf van soepele schoenen in biologisch katoen.

Daarom hebben we, wat de technische specificaties betreft, voor deze twee percelen de voorwaarde van biologisch katoen opgelegd.

Aan de hand van de gunningscriteria hebben we de naleving van de milieueisen en de arbeidsomstandigheden op 20 punten beoordeeld. Voor alle percelen werden punten toegekend aan producten met een milieulabel (Nordic Swan-label, Europees ecolabel, biologische landbouw, GOTS-label of equivalent) en/of een sociaal label (Max Havelaar, Belgisch sociaal label, GOTS-label of equivalent). Er werden ook punten toegekend als het merk van het voorgestelde product officieel is aangesloten bij de Fair Wear Foundation, die continu streeft naar verbetering van de arbeidsomstandigheden in de confectie-industrie.

Hoe is de analyse van de offertes en de gunning van de opdracht verlopen?

De eerste vaststelling is dat de documentatie die we hebben ontvangen, over het algemeen zeer uitgebreid is, maar niet altijd relevant. We hebben ISO 9001- en 14001-certificaten, REACH-certificaten of niet-relevante labels ontvangen.... Het was dus in eerste instantie noodzakelijk om een selectie te maken, maar dat kon snel gebeuren dankzij de informatie die tijdens de trainingssessies en op de website www.infolabel.be werd verzameld. 

Een tweede vaststelling is dat sommige ‘vaste’ inschrijvers geen offertes hadden ingediend.

Voor het perceel ‘soepele schoenen in biologisch katoen’ hebben we geen conforme aanbiedingen ontvangen. Aangezien het hier slechts om 25 artikelen gaat, zullen we ze kopen op aanvaarde factuur.

Voor het perceel ‘Poloshirts en T-shirts - gecertificeerd biologisch katoen’, dat betrekking heeft op de aankoop van ongeveer 2000 stuks, hebben we twee niet-conforme offertes en twee conforme offertes ontvangen. De laatste twee stelden hetzelfde aanbod voor. Wat de gunningscriteria betreft, kregen ze het maximale aantal punten, aangezien het merk garandeert dat het katoen afkomstig is van eerlijke handel (Fairtrade-label) en dat er tijdens de volledige productiefase van het textiel (via de GOTS- en Nordic Swan-labels) rekening wordt gehouden met de milieucriteria.

En wat de prijs betreft: heeft u uw budget niet overschreden?

Het goede nieuws is dat de prijs van de conforme offertes lager was dan we hadden begroot! Bovendien was één van de conforme offertes (gecertificeerd biologisch katoen) lager dan één van de niet-conforme offertes (conventioneel katoen). Als we kijken naar het bedrag van de opdracht (geraamd bedrag van € 173.500 incl. btw voor 1 jaar), dan is het niet het prijsverschil dat ontstaat door de milieucriteria in aanmerking te nemen dat het totale bedrag van de opdracht sterk beïnvloedt.

Ziet u al verbeteringen om mee te nemen naar een volgende opdracht?

Aangezien sommige van onze vaste inschrijvers geen offertes hebben ingediend, denken we dat ze de informatie misschien niet hebben gezien. Daarom zullen wij hen en andere potentiële duurzame leveranciers op de hoogte brengen van de publicatie van onze opdrachten. Niet iedereen beschikt immers noodzakelijkerwijs over de middelen om dit in het oog te houden.

Met de offertes die we hebben ontvangen, weten we dat het nu mogelijk is om onze technische eisen voor de aankoop van T-shirts en poloshirts nog verder aan te scherpen, maar ook dat we deze kunnen opleggen voor andere percelen (bv. sweatshirts).

Ook de inschrijvers moeten leren om niet te komen aanzetten met bewijzen die niet relevant zijn, en om gewoon de gevraagde bewijzen te leveren. Maar dat is niet onze zaak...
Contact: Christophe Bourgois, Agenda 21-coördinator, agenda21@anderlecht.brussels 

 

Hebt u ook een opdracht met milieuclausules gegund? Deel uw verhaal! Neem gewoon contact met ons op (greenprocurement@leefmilieu.brussels), vertel ons uw verhaal en wij schrijven het artikel!

AGENDA

  • •    Donderdag 14 november 2019 van 18.00 tot 21.00 uur Zero Afval Beurs voor professionals 
    •    Maandag 18 november 2019 van 9.30 tot 12.30 uur: Onderhouds- en schoonmaakproducten
    •    Dinsdag 4 februari 2020 van 9 tot 16 uur: Algemene opleiding over duurzame overheidsopdrachten (sessie in het Nederlands)
    •    Maandag 17 februari 2020 van 9.30 tot 12.30 uur: Praktische inleiding tot duurzame overheidsopdrachten
    •    Maandag 23 maart 2020 van 9.30 tot 12.30 uur: milieucriteria in de opdrachten voor Goodies
    •    Dinsdag 21 april 2020 van 9.30 tot 12.30 uur: milieucriteria in de opdrachten voor catering.

    De volledige opleidingsprogramma's vindt u op onze website!
    De opleidingen zijn gratis. Wel is inschrijving vooraf verplicht, zodat we u zo goed mogelijk kunnen verwelkomen.
    Inschrijving: greenprocurement@leefmilieu.brussels

 

logo duurzame overheidsaankopen